A gestão de uma empresa envolve a realização de uma série de procedimentos de controle da mercadoria, operações e atividades que são realizadas dia a dia em um dia útil. Um desses procedimentos é o fechamento de caixa, tudo relacionado a ele será explicado neste post.
O que é um fechamento de caixa?
Em todo o comércio há uma série de mecanismos que são aplicados para as diversas áreas de gestão, todos eles possuem nomes e funções específicas que se concentram em vários pontos que devem ser controlados ou supervisionados. Um desses mecanismos é a tonelagem da caixa que se concentra precisamente naquela área de entradas e saídas: a caixa.
A tonelagem de caixa é um mecanismo que trabalha para analisar, revisar, verificar ou contar o dinheiro que uma caixa tem ao mesmo tempo que o saldo que ele tem é observado de acordo com a contabilidade que ela carregou ao longo do dia ou durante uma determinada faixa de tempo. Realmente, não há uma quantia específica que deve ser seguida como uma regra de negócios sobre as vezes que uma tonelagem de dinheiro deve ser feita, que vai depender de várias coisas.
Uma tonelagem pode ser feita por diferentes motivos, isso porque ao entrar e sair do dinheiro da caixa isso deve ser mantido sob supervisão para que se encaixe com a contabilidade que o estabelecimento mantém. Podem ocorrer diferentes tipos de erros que levam o administrador, o gerente ou o supervisor a realizar uma tonelagem de caixa.
O objetivo desta análise é descobrir o erro ou não fazê-lo, ou seja, se a razão pela qual uma tonelagem é feita é porque há uma incompatibilidade, ocorreu um inconveniente ou a contagem geral não se soma, o que se busca é obter o erro contábil que poderia ter ocorrido. Da mesma forma, às vezes a tonelagem de dinheiro é feita apenas para supervisionar a contabilidade que é realizada durante o dia.
Em todo caso, o momento de tonelagem não é diferente por causa do Tipos de empresas que eles fazem isso. Isso vai depender da atividade que ocorre naquele estabelecimento específico que serão as razões pelas quais os administradores terão que fazer uma tonelagem de dinheiro.
Agora, entendendo tudo isso, entendemos um pouco a confusão comum entre “tonelagem de caixa” e “contando”. Em termos gerais, parecem ser termos que se referem à mesma coisa, no entanto, este não é o caso. Uma contagem de caixas é um dos processos que são realizados ao fazer uma tonelagem de caixa, ou seja, uma contagem faz parte de uma tonelagem de caixa, mas não é a mesma coisa.
Uma tonelagem em dinheiro é a análise comparativa do dinheiro na caixa e a contabilidade que foi feita nele, enquanto uma contagem de dinheiro refere-se apenas a contar o dinheiro e fazer uma anotação da conta final. Ou seja, não é analisado, mas apenas uma contagem é feita, que posteriormente servirá tanto para registrar o dia quanto para a tonelagem da caixa no caso de esta última ser feita.
Uma contagem de dinheiro não cobre apenas o dinheiro na caixa, mas também os suportes de despesas, a renda da caixa, os comprovantes e todos os documentos que permitem registrar a renda do dinheiro. Esses documentos são usados para verificar todo o processo e certificar-se de que a contagem é bem feita.
Diferenças de fechamento de caixa
Como dito acima, a tonelagem pode ser feita para encontrar um erro ou inconsistência, isso é realmente chamado de sobras ou falta, que geralmente são diferenças de tonelagem. O que pode ser descoberto na tonelagem da caixa ao comparar os registros que estão no livro geral.
Existem vários exemplos de diferença na tonelagem, um caixa pode ter cometido um erro ao cobrar pelo serviço ou uma mercadoria, bem como um erro na entrega de um retorno. Outro exemplo é que um caixa cometeu um erro ao fazer um comprovante de pagamento ou esqueceu de fazer o próprio voucher. Você também pode ter cometido um erro ao gravar um fluxo de dinheiro.
Outro exemplo que pode acontecer é que o CAIXA se apropriou do dinheiro da caixa, assim como eu posso ter perdido o recebimento de saída de dinheiro ou depósito do mesmo. Normalmente a tonelagem de dinheiro é feita com o caixa responsável bem na frente, o que funciona para explicar o motivo do erro quando ele é encontrado.
Nesse sentido, fazendo uma tonelagem de caixa é possível alcançar três situações. A primeira é que o dinheiro existente e o equilíbrio de a correspondência de conta sem qualquer problema. A segunda é que o dinheiro existente é menor que o saldo da conta, o que significa que há uma diferença na tonelagem: falta. A terceira situação é exatamente o oposto, o dinheiro existente é maior do que o saldo da caixa, o que significa que a diferença da tonelagem é um excedente.
Como fazer isso?
A primeira coisa a levar em conta em uma tonelagem em dinheiro é o dinheiro existente naquela caixa quando o dia começa, ou seja, o dinheiro na hora de abrir a caixa. Depois disso, as vendas e os rendimentos do dia devem ser adicionados e, em seguida, subtrair as despesas e pagamentos que foram feitos no mesmo dia. Quando um resultado é obtido, a contagem de caixas ou a contagem de caixas já terão sido feitas.
Depois disso, ao comparar esse resultado com o que os registros contábeis possuem, é que a tonelagem de caixa terá sido realizada corretamente, razão pela qual é necessário estar claro sobre as diferenças entre um procedimento e outro.
Normalmente a tonelagem da caixa é feita “manualmente”, com a caixa, os produtos e todos os bilhetes juntos para registrar os resultados e fazer o cálculo, mas esse procedimento também pode ser adicionado àqueles que se adaptam à era digital. Inúmeros desenvolvedores projetaram softwares contábeis que se concentram em tonelagem de dinheiro ou vários procedimentos de gerenciamento.
Optar por um desses programas poderia facilitar muito a gestão empresarial, mais se fosse integrada a um sistema de cobrança eletronicamente. Isso automatizaria a gravação de operações de compra e venda que são feitas todos os dias. Muitos desses programas têm funções muito boas para os administradores, como a criação de livros para operações específicas, como entradas e saídas.
Cálculo
Para a gestão de uma empresa determinados procedimentos são realizados, por exemplo, o Inventário da loja, para as quais certas variáveis são levadas em conta. Para a tonelagem da caixa, algumas variáveis que permitem o cálculo correto também são levadas em conta, estas serão mencionadas na tabela a seguir:
| VD | Soma das vendas diárias |
| CEF | Quantidade de dinheiro no fechamento ou saldo final da caixa |
| CEI | Quantidade de dinheiro na abertura ou abertura do saldo da caixa |
| OV | Pagamento feito em qualquer modalidade |
| OG | Dinheiro fora da caixa por uma razão extraordinária de comércio |
| DISCO | Desconto |
| CC | Venda no crédito |
O saldo em caixa deve ser feito todos os dias com base nessas variáveis para que a atividade possa ser verificada com mais facilidade, também deve ser adicionada a renda do dinheiro por meio de um cartão de crédito para que o total seja comparado com o dos recibos e/ou bilhetes de venda do dia. Nesse sentido, a fórmula que será aplicada para fazer essa comparação ou cálculo será:
VD= CEF + CEI + VO – OG – D – CC
O que fazer se a caixa não se encaixa?
Agora, no caso de diferenças na tonelagem terem sido encontradas, há várias coisas que podem ser feitas. O importante é que as diferenças na tonelagem são assumidas pela empresa ou pelo caixa. Se é a empresa que assume as diferenças, o que deve ser feito é dar conta desse excedente ou faltar. Nesse caso, o excedente será notado como um fertilizante e os desaparecidos serão notados como uma perda.
O que deve ser feito é tentar recuperar essas diferenças antes do término do período contábil, caso não possam ser recuperados o que deve ser feito é cancelar essa conta contra a conta de lucros e perdas.
Agora, se as diferenças na tonelagem são assumidas pelo caixa, o que deve ser feito é incluir em seu salário a quantidade de dinheiro que corresponde aos desaparecidos, isso para que ele possa cobrir as diferenças na tonelagem que foram descobertas. Nesse caso, é o caixa que será responsável por recuperar as diferenças e assim, ao final do período, ele vai acertar a caixa com sua conta. Quanto às sobras, estas geralmente são registradas como créditos na conta da empresa.
Ao aplicar qualquer uma dessas duas opções, recomenda-se usar um software ideal para melhorar a gestão da empresa ou do comércio. Isso poderia evitar erros futuros, bem como um bom treinamento no caixa eletrônico garante que erros não sejam graves.
